Menangani kontrak adalah tentang memantau kontrak-kontrak tersebut, mulai dari saat kontrak-kontrak tersebut muncul hingga semuanya diselesaikan atau, Anda tahu, dihentikan. Semua ini melibatkan pemeriksaan hal-hal penting seperti KPI dan memastikan semuanya sesuai dengan isi kontrak sehingga semuanya berjalan lancar dalam hal operasional, masalah keuangan, dan memindahkan barang dari titik A ke titik B.
Meskipun pengelolaan kontrak sangat penting dalam keseluruhan siklus kontrak, prosesnya biasanya hanya melibatkan dua pihak: penjual dan pembeli. Dalam dunia pengelolaan kontrak, Anda memiliki hal-hal seperti meminta kontrak, menuliskannya, mengawasinya, mendapatkan tanda tangan, dan memberikan acungan jempol pada kesepakatan akhir.
Orang-orang yang mengelola kontrak dan pihak yang bertanggung jawab di bidang hukum perlu menemukan cara yang cerdik untuk membuat proses yang sering kali rumit dan menyita waktu ini menjadi lebih mudah. Mengapa? Untuk menghindari kesalahan pembelian dan menangani segala kendala yang mungkin muncul selama tahap pembelian.
Tujuh Cara Membuat Manajemen Kontrak Mudah dengan Otomatisasi
1. Meminta Kontrak: Anda benar-benar dapat mengotomatisasi bagian ini dengan menggunakan beberapa perangkat lunak yang bagus. Ini berarti Anda dapat memiliki formulir yang sangat mudah digunakan yang membuat proses pembelian menjadi mudah. Mengotomatiskan langkah ini berarti Anda memulai dengan baik dalam keseluruhan pembuatan kontrak dan persetujuan.
2. Mengisi Bagian yang Kosong: Mengetik detail adalah kunci dalam mengelola kontrak. Biasanya, organisasi mengisi formulir pemesanan dan mengirimkannya menggunakan alat seperti Excel atau PowerPoint. Melakukan hal ini dengan tangan bisa sangat merepotkan, menghabiskan banyak biaya, dan berarti mengurus banyak dokumen dan mengulangi hal yang sama berulang kali. Ditambah lagi, manusia bisa melakukan kesalahan, yang membuat keseluruhan pembelian menjadi sedikit goyah. Otomatisasi untuk menyelamatkan! Ini memungkinkan Anda menyiapkan dan mengirimkan permintaan kontrak dalam sekejap.
3. Kontrak Penyesuaian: Mengubah keadaan sangatlah penting ketika Anda mencoba mencapai kesepakatan. Memastikan semuanya mengikuti aturan dan memenuhi standar berarti melacak siapa yang mengubah apa dan kapan. Di masa lalu, orang-orang mengunduh dokumen dan menggunakan MS Word untuk membuat perubahan, lalu mengirimkannya melalui email. Tapi hei, dengan otomatisasi, Anda bisa menyederhanakan semua itu, memastikan semuanya sesuai dan lancar dalam negosiasi.
4. Mengawasi Kontrak: Setiap kesepakatan atau kontrak memiliki tanggal, tenggat waktu, dan momen penting yang harus diperhatikan. Jika Anda tidak berhati-hati, Anda mungkin melewatkan sesuatu yang penting. Bayangkan mengatur ribuan tanggal dan tujuan hanya dalam satu kontrak, lalu mengalikannya dengan semua kontrak yang Anda miliki. Fiuh! Perangkat lunak otomasi adalah penyelamat di sini, membantu Anda memantau segalanya dan memastikan Anda mematuhi aturan.
5. Pelaporan Kontrak: Saat ini, ada banyak pengawasan terhadap bagaimana pengadaan dilakukan, baik dari pemerintah maupun pelanggan. Jadi, semakin banyak organisasi yang mengandalkan perangkat lunak super canggih untuk membuat pelaporan mereka lebih lancar. Untuk pembelian dan rantai pasokan, pelaporan telah mencapai tingkat berikutnya dengan perangkat lunak yang sangat mutakhir. Jadi, terus beri tahu semua orang – seperti klien, bos, investor, dan manajer – dengan mengotomatiskan pelaporan kontrak Anda.
6. Menandatangani Garis Putus-putus: Jika Anda tidak mengikuti proses penandatanganan, segalanya bisa menjadi berantakan. Keseluruhan proses penandatanganan kontrak dan penyelesaian kesepakatan bisa jadi rumit, dengan banyak dokumen dan tinjauan. Dan mengirimkan dokumen untuk ditandatangani dengan tinta dapat memperlambat proses dan berisiko membocorkan informasi rahasia keuangan dan pribadi. Tapi coba tebak? Anda dapat beralih ke digital dengan alat tanda tangan elektronik. Alat bagus ini mempercepat proses penandatanganan. Meskipun beberapa perusahaan mencari solusi penandatanganan mandiri, sebagian besar merasa lebih baik jika memilikinya alat manajemen kontrak yang mencakup opsi tanda tangan elektronik. Sebaiknya cari solusi yang sesuai dengan semua kebutuhan pembelian dan rantai pasokan Anda. Dengan mengotomatiskan proses kontrak, Anda dapat menikmati seluruh rangkaian fitur otomatisasi di satu tempat.
7. Negosiasi dan Persetujuan Kontrak: Negosiasi adalah upaya penuh yang melibatkan pertemuan tatap muka dan pertemuan virtual. Untungnya, alat digital kini memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak proses negosiasi. Perangkat lunak manajemen kontrak hadir dengan fitur-fitur yang membuat negosiasi menjadi lebih mudah dan cepat, seperti mengerjakan dokumen bersama, melacak versi, dan mengawasi kontrak. Selain itu, mereka memiliki hal-hal canggih seperti melacak perubahan dan mengelola siapa yang bertanggung jawab atas klausul apa.
Ketika memberikan lampu hijau pada kontrak, Anda perlu mengumpulkan informasi dan persetujuan dari semua pemain kunci: kepala departemen, tim hukum, dan tim pembeli. Mengejar tim-tim ini melalui email, panggilan telepon, atau cara lain dapat menjadi sebuah hambatan.
Namun, inilah bagian kerennya: perangkat lunak manajemen kontrak menyertakan alat eApproval. Fitur ini menangani semua ya dan